Dec 14, 2022

Tarvekartoitus-työkalulla nopeasti kiinni yritysten kehitystarpeisiin

Pirkanmaalla käynnissä olleen Smart Manufacturing Hub (SMH) -hankkeen (2021-2022) yhtenä läpileikkaavana tavoitteena on ollut kehittää toimintamalli, jolla hankkeen osapuolet Business Tampere, Tampereen yliopisto, Tampereen ammattikorkeakoulu ja VTT pystyisivät vastaamaan valmistavan teollisuuden pk-yritysten kehitystarpeisiin mahdollisimman tehokkaasti yli organisaatiorajojen.

Kantavana ajatuksena on ollut yhden luukun – tai kontaktin – malli yrityksen suuntaan. Eli yrityksen kehitystarve välitettäisiin laajemmalle toimijajoukolle. Tällöin yritykset saavat koostetusti eri toimijoiden vaihtoehtoja haasteensa ratkaisuun ja toisaalta SMH-toimijoille aukeaa laajempi ja yhteinen ymmärrys pk-yrityskentän tarpeista, jolloin niihin voidaan rakentaa myös yhteisiä palveluita tai koulutuksia.

Jotta yrityksistä saatavan tiedon käsittely ja jakaminen saataisiin toimimaan sujuvasti riippumatta siitä, kuka yrityksen kanssa on yhteydessä, tunnistettiin hankkeen alkupuolella tarve menetelmälle, jolla yritystarpeet saadaan yhtenäisessä muodossa kerättyä.

Lisäksi pk-yrityksen arki on tunnetusti kiireistä ja aikaa oman toiminnan tarpeiden kartoittamiseen sekä ratkaisuvaihtoehtojen etsimiseen on rajallisesti. Tähän tarpeeseen kehitettiin Tarvekartoitus-työkalu hankkeen eri toimijoiden välisenä yhteistyönä.

Tavoitteena oli luoda nopea, yksinkertainen ja yhdenmukaista dataa tuottava työkalu yrityksen kehitystarpeiden tunnistamiseen.

Yllä näkyy eräässä yrityksessä täytetty tarvekartoituslomake. Vastausvaihtoehtoja tulkittiin yritysten kanssa seuraavasti:

Ei toimenpiteitä = Tällä osa-alueella ei tunnisteta yrityksessä akuutteja kehitystarpeita

Kehitystarve = Tällä osa-alueella tunnistetaan yrityksessä kehitystarpeita, mutta ne voidaan ratkaista sisäisesti tai olemassa olevan verkoston avulla

Yhteistyön tarve = Tällä osa-alueella tunnistetaan yrityksessä kehitystarpeita ja niiden ratkaisemiseksi tarvitaan yhteistyötä olemassa olevan verkoston ulkopuolelta

Luonnollisesti yrityksiltä on aina pyydettävä lupa tiedon jakamiseksi toimijoiden välillä. Akuutit asiat, lisätiedot -kenttään kirjoitettiin edellä mainituista kehitystarpeista tiiviit kuvaukset. Yllä esitetystä esimerkkikartoituksesta ne on tietosuojasyistä poistettu.

Mitä mieltä tästä oltiin?

Kuten jo todettua, työkalu kehitettiin hankkeen toimijoiden yhteistyönä. Esitimme seuraavat kysymykset keskeisille työkalun kehittämisessä ja käytössä mukana olleille henkilöille:

1. Kerro tarvekartoitustyökalun kehitystyöstä omasta näkökulmastasi?

2. Mitä hyötyjä tarvekartoitustyökalulla on saavutettu hankkeen aikana ja mitä sillä on saavutettavissa hankkeen jälkeen?

Vastaukset:

Juha-Pekka Anttila, VTT:

1. Osallistuin Tarvekartoitus -työkalun kehitystyöhön koordinoiden samalla kyseisen työryhmän ja tehtävän toteutusta. Työkalun käyttöä koeponnistettiin yritysten kanssa ja saadun palautteen perusteella sitä kehitettiin iteroiden eteenpäin. Omasta näkövinkkelistäni tausta-aineistona toimi aikaisemmin käytössä olleen SMACC Tuumauspäivän sisältö tiivistettynä ja idea Tarvekartoitus -työkalun “liikennevalo-valikkoon” tuli VTT:n kehittämästä valmistavan teollisuuden Resilienssianalyysityökalusta

2. Yritysten suunnalta on tullut jo pitkään toivetta (SMACC:in yhteydessä) “yhden luukun periaatteesta”, jotta samoja keskusteluja yritysten tarpeista ei tarvitsisi käydä monen eri toimijan kanssa. Tarvekartoitustyökalun avulla voidaankin tietoa yritysten kehitys- ja yhteistyötarpeista välittää yhden luukun/kontaktin kautta laajemmin eri toimijoille, yrityksen sallimissa puitteissa.

Jussi Viljanen, TAU:

1. Tampereen yliopiston asiantuntemusta ja kokemusta hyödynnettiin työkalun muotoilussa alkuperäisestä SMACC-tuumauspäivä sisällöstä Matti Majurin (TAU) kehittämän SKI-analyysin (strategisen kyvykkyyden indeksi) suuntaan.

2. Hankkeessa heräsi ajatus mahdollisuudesta muodostaa tietokanta työkalulla kerätyn datan pohjalta ja hyödyntää sitä koko maakunnan tilannekuvan ylläpitämisessä. Tämä edellyttäisi riittävän laajaa ja riittävän usein tapahtuvaa työkalun käyttöä. Se voisi olla mahdollista, jos työkalu saavuttaisi riittävän laajan käyttäjäkunnan.

Haasteena tietokannan toteutukselle saattaa olla GDPR, joka kuitenkin olisi mahdollista täyttää oikealla oikeuksien ja tietojen katselun julkisuuden hallinnalla: esim. kerättyjen korttien ryhmittely ilman yritys ja/tai henkilötietoja olisi laajemmin mahdollista ja tarkempien tietojen näkeminen erillisen prosessin mukaisesti.

Ryhmittelemällä ylipäänsä olisi mahdollista kerätä samasta aiheesta tarpeensa ilmaisseet yritykset joukoiksi, joille voisi tarjota ryhmänä kustannustehokkaampaa koulutusta/konsultointia/tutkimusta. PK-sektorin yrityksille ainakin tutkimuslaitosten on vaikea tarjota kannattavasti yksilöllistä palvelua.

Timo Rainio, TAMK:

1. Mielestäni onnistuimme hyvin tavoitteessamme luoda työkalun avulla helppo ja luonteva tapa lähestyä yrityksiä ja saada tietoa niiden toiveista ja tarpeista ja siitä, kuinka tutkimus-, kehitys- ja oppilaitostoimijat voisivat yritysten mielestä olla mukana noita haasteita ratkaisemassa. Samalla se tarjoaa meille kehittäjä- ja koulutusverkostoissa toimiville toimeksiantoja, joita päästään yhdessä ratkomaan ja mahdollisesti rakentamaan niiden pohjalta yhteisiä hankkeita.

2. SMH –hankkeessa työkalu on nyt kehitetty ja mallin tunteva porukka olemassa. Jatko riippuu sitten siitä, kuinka itse kukin vie ajatusta eteenpäin omaan taustaorganisaatioonsa. Onneksi jo hankkeen aikana on huomattu, että tarvetta on ja mallista ollaan kiinnostuneita. Meillä TAMKissa mm. Yrityslukkari –hankkeen yhteydessä käytiin keskustelua vastaavanlaisista tarpeista.

Kun kerroin SMH –hankkeessa kehitetystä tarvekartoitustyökalusta, yrityslukkariporukka otti heti mallin omakseen. Lisäksi mm. parkanolaisen Supersteelin kanssa käydyn Tarvekartoitus -haastattelun tuloksena siellä aktiivisesti kokoontuva ns. Parkanon teollisuusyritysten lounasryhmä innostui tulemaan vierailulle tutustumaan SMH –hanketoimijoiden TKIO-infroihin marraskuussa 2022.

Jouni Myllymäki, Business Tampere:

1. SMH-hankkeen tavoitteiden asettelu oli jo lähtökohdastaan korkealla. Tavoiteltujen tulosten aikaansaaminen kahden vuoden aikana edellytti kolmea asiaa: tutustumista muihin hankeosapuoliin, yhteisten tavoitteiden kirkastamista sekä yhteistyön koordinoitua toteuttamista tavoitteiden saavuttamiseksi.

Erinomaisena esimerkkinä tästä Tarvekartoitus -työkalu rakentui projektin henkilöstön välisessä yhteistyössä sujuvasti ja ammattitaitoisesti. Työkalun avulla tehtävä nopea kartoitus palveli hyvin hankkeen työpaketteja ja on ohjannut yritysten tarpeita myös muihin SMH-toimijoiden tarjolla oleviin palveluihin.

2. Tarvekartoitus mahdollistaa yritysten näkövinkkelistä kipupisteiden ja kehittämiskohteiden esiin nostamisen niin että ajankäyttö on tehokasta. Visuaalisuus rakentuu liikennevalojen kautta ja yhden A4 –laajuisen kartan voi vaikkapa tulostaa näkyville niin että nopeasti pystyy hahmottamaan ja palauttamaan mieleen kehittämiskohteet ja niiden prioriteetin.

Veli-Mikko Mäkelä, Tamlink:

1. Tamlink vastasi SMH-hankkeessa pk-yritysten yhteiskehittämisen konseptoinnista ja pilotoinnista, ja olin mukana kehittämässä Tarvekartoitus-työkalua erityisesti tästä näkökulmasta. Tarvitsimme keinon, jolla saada pk-yrityksen kehitystarpeet kartoitettua yhdellä tapaamisella tehokkaasti, jotta pystyisimme helpommin yhdistämään samoja haasteita omaavia yrityksiä yhteiskehittämisen pariin.

Työkalun kehitystyössä erityisen hienoa oli mielestäni se, että mukana oli asiantuntijoita kaikista SMH-hankkeen organisaatioista (Business Tampere, VTT, TAU, TAMK ja Tamlink) ja näin työkalun taakse saatiin valtavasti kokemusta ja tietoa.

2. Teimme Jouni Myllymäen kanssa useita yrityshaastatteluja Tarvekartoitus-työkalua hyödyntäen. Työkalu otettiin yrityksissä mielenkiinnolla vastaan ja käytännön kokemus osoitti, että noin tunnissa saatiin työkalun avulla tehtyä kokonaisvaltainen kartoitus yrityksen kehitystarvetilanteesta. Pk-yritysten yhteiskehittämisen pilotoinnin osalta myös löysimme tätä kautta yrityksiä, joilla oli samankaltaisia kehitystarpeita toiminnassaan.

Tarvekartoitus-haastattelu myös integroitiin osaksi yhteiskehittämisen konseptia. Toivon, että työkalun käyttö jatkuu ja kehittyy edelleen SMH-hankkeen jälkeen kuten suunnitelmissa on ja erityisen potentiaalisena näen Jussi Viljasen omassa vastauksessaan esiin tuoman tietokanta-ajatuksen.

Pyysimme kommentit myös muutamalta yritykseltä, joiden kanssa Tarvekartoitus-työkalu täytettiin:

1. Miten kommentoisit tarvekartoitustyökalua?

2. Mitä kehittäisit työkalussa?

Kalle Kuusento, Doofor Oy

1. Tarvekartoitus-työkalu on hyödyttänyt meitä tarkastelemaan, mihin yrityksemme kannattaa suunnata lisäresursseja lähitulevaisuudessa. Se on kohtalaisen helppokäyttöinen työkalu ajatusten jäsentämiseen tilanteessa, jossa varsinaiseen strategiatyöhön ei tahdo aina löytyä tarpeeksi aikaa.

2. Jokaisesta solusta voisi kerätä tulevaisuudessa enemmänkin lisätietoja, jotta kehitysideat konkretisoituvat ja asioiden kehittymistä voi seurata vieläkin paremmin.

Mikko Moisio, Dekati Oy

1. Hyvä ja yleiskäyttöinen kyvykkyyksien kehitystarvetyökalu, riittävän yksinkertainen ja sovellettavissa monenlaiseen tarvekartoitukseen. Meillä käytetty pohjana muunkin priorisoinnin ja jäsennyksen apuna.

2. Ehkäpä kehittäisin valmiiksi sovellettuja templaatteja eri toiminnoille, mallikyvykkyyksiä tai näille pääkyvykkyyksille alakategorioita syvemmälle porautumiseen.

Kaiken kaikkiaan Tarvekartoitus-työkalu on jo hankkeen aikana osoittanut helppokäyttöisyydessään ja selkeydessään hyödyllisyytensä. Sitä on testattu usean yrityksen kanssa ja työkalua on parannettu kommenttien pohjalta nykyiseen muotoonsa.

“Tällaiset näppärät työkalut, joilla voimme tutkimus-, opetus-, ja julkiselta puolelta helpottaa pk-yritysten kehitystyötä ja sujuvoittaa palveluiden pariin pääsemistä ja tarpeisiin vastaamista, ovat hyödyllisiä” kommentoi hankkeen projektipäällikkö Heini Wallander Business Tampereelta.

Tarkoitus on hankkeen päätyttyä tarjota työkalu laajemminkin eri toimijoiden käytettäväksi ja hyödynnettäväksi.

“Työkalujen käytön laajentamisen edellytyksenä on ehdottomasti työkalujen soveltuvuus sekä helppokäyttöisyys” jatkaa Wallander ja toivoo kiinnostuneiden olevan yhteydessä kehittäjiin ja hyödyntävän tehtyä työtä.

Lataa tarvekartoitustyökalu täältä